Para sacar una remesa de recibos lo primero que debemos hacer es seleccionar los recibos a imprimir, para ello podremos bien dar unos limites (por ejemplo: desde cliente hasta cliente, desde fecha vto hasta fecha vto) o bien pulsando el icono aceptar nos aparecerán todos los recibos pendientes y pulsando el icono ‘marcar todos’ nos seleccionara todos los recibos en pantalla,a la vez que marcamos los recibos nos ira apareciendo la suma total de los recibos marcados, en la parte inferior de la pantalla, una vez tengamos en pantalla los recibos que deseamos imprimir los incluiremos en remesa, lo podremos hacer:
a) pulsando el icono ‘Incluir marcados’ de esta forma nos incluirá en remesa todos los recibos que tengamos en pantalla.
b) O bien de forma manual situándonos en la columna ‘situación de Remesa’ y cambiar la opción de pendiente por la de incluido tras realizar este paso debemos modificar la situación de cobro y de remesa en los cuadros que aparecen en la parte superior izquierda y pulsar el icono aceptar .
Una vez llegados a este punto ya podremos imprimir los recibos pulsando el icono de la ‘impresora – documentos’ tras imprimir los recibos nos preguntará si deseamos imprimir la remesa podremos optar entre imprimirla o no si bien tras las dos opciones nos aparecerá una pantalla en la que podremos dar los recibos como Emitidos, como Cobrados y podremos generar el asiento contable.
Además podremos emitir la remesa de recibos por disquette optando entre las siguientes Normas:
A la vista (norma 19)
Al Descuento
Anticipo de créditos
Los pasos a seguir serán inicialmente igual que los que se realizan para generar la remesa en papel si bien una vez incluidos en remesa debemos optar por alguna de las normas descritas con anterioridad, tras pulsar el icono de la norma a seguir nos aparecerá otra segunda pantalla en la cual debemos introducir los datos del presentador y del ordenante dependiendo de la Norma aplicada, una vez introducidos los datos nos pedirá el disquette y tras realizar la copia en el disquete nos preguntará si deseamos imprimir la remesa podremos optar entre imprimirla o no si bien tras las dos opciones nos aparecerá una pantalla en la que podremos dar los recibos como Emitidos, como Cobrados y podremos generar el asiento contable.
Para anular una factura debemos ir a UTILIDADES ahí encontraremos la opción ANULACION DE FACTURAS introduciremos la Serie y el nº de factura a anular, en el caso de que esta sea la ultima emitida nos aparecerá por defecto, pulsaremos el icono aceptar, para verificar que efectivamente es la factura a eliminar , y después el icono de la papelera tras este paso nos preguntará :¿Esta seguro que desea eliminar la factura?, si pulsamos ACEPTAR nos eliminará la factura, si pulsamos CANCELAR la factura no será eliminada.
NOTA: Hay que tener en cuenta que cuando se elimina una factura el orden correlativo de las mismas se verá alterado puesto que faltará un nº .
Cuando por cualquier motivo se quiera alterar el orden correlativo de las facturas en UTILIDADES/GESTION Nº DE FACTURA podremos modificar el nº de la siguiente factura que generemos, si bien hemos de tener en cuenta a la hora de introducir el nº de factura que este debe ser el nº anterior al que queremos que salga.
NOTA: Esta opción nos será útil para cuando se haya anulado una factura y se quiera volver a utilizar el número de la misma.
Para generar los descuentos de clientes iremos a Clientes/ Fichero descuento de clientes. Se podrán generar de 2 formas:
- Individual- es decir dar un descuento a un cliente y una familia de productos.
- Múltiple – generaría descuento de forma masiva se seleccionamos unos determinados clientes desde la opción clasificación de familia y unos productos desde familia de productos asignará a esos clientes y a esas familias de productos el descuento que nosotros asignemos.
Hay que tener en cuenta que al introducir descuentos de forma múltiple no tendrá en cuenta los registros ya existentes asignándoles el nuevo descuento introducido.
Se podrá generar de forma individual o de forma múltiple.
Para generar precios acordados de individual debemos introducir el código del producto y el código del cliente introduciendo también sus descuentos o precios acordados.
Para generar precios acordados de forma múltiple debemos seleccionar un limite Ej.: Introducimos desde hasta Clasificación de Cliente nos cogerá todos los clientes que estén dentro de ese limite, generándonos un precio acordado por cliente y producto no por su clasificación, para así si lo deseamos poder cambiar los precios a clientes determinados.
Antes de realizar el paso anteriormente detallado, debemos seleccionar una de las tres opciones que aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla:
‘Solo añadir nuevos’: El programa generará solo registros nuevos dentro de los limites que hemos seleccionado , es decir generará un registro por producto y cliente dentro de esos limites
‘Solo reemplazar existentes’: Dentro de los limites modificará los precios o descuentos de los registros compuestos por cliente y producto que existan, sin añadir nuevos.
‘Añadir nuevos y reemplazar existentes’: Dentro de los limites seleccionados el programa añadirá los registros nuevos y modificará los registros existentes.
También en esta pantalla podremos borrar de forma múltiple un conjunto de precios acordados. Se aplicarán las condiciones de los limites de igual forma que en la opción ‘Solo reemplazar existentes’.
Es un listado de precios de venta de los productos que hay en el almacén. En esta tarifa parecerá descritos el I.V.A., el descuento, precio neto, precio + I.V.A. en pesetas y en euros de los productos existentes en el almacén.
Las direcciones de envío se utilizarán cuando nuestro cliente tiene una empresa y varias sucursales, y los albaranes, facturas,.... pueden ir dirigida a la central o bien a una de las sucursales.
Ej: la empresa "X" tiene su central en Madrid, pero tiene sucursales en Burgos, Valladolid y Valencia. Esta empresa compra a OfiNet Software y Sistemas, S.L. un programa de Gestión Comercial para su sucursal en Valencia, y aunque la gestión de compra se hace desde Madrid, el albarán y la factura irán a Valencia.
De esta forma aunque el cliente para OfiNet es el mismo, la empresa "X", la dirección no va a ser la misma.
Para generar etiquetas lo podremos hacer de dos formas:
a) Se podrá generar las etiquetas desde la pantalla de albaranes de compra pulsando el icono creado para dicha opción.
b) Se podrá generar las etiquetas desde la misma pantalla de impresión de etiquetas, que la encontraremos en ALMACEN/IMPRESIÓN DE ETIQUETAS, introduciendo manualmente los datos del producto del que queremos generar las etiquetas automáticamente quedarán marcados para ser impresos.
Una vez generadas iremos a la pantalla de impresión de etiquetas seleccionaremos el tipo de etiqueta, así como la etiqueta de comienzo en el caso de que no sea esta la primera.
En pantalla nos aparecerán todos productos de los que hemos generado etiquetas, en el caso de que queremos imprimir las etiquetas de todos los productos presentados en pantalla pulsaremos el icono ‘Imprimir todos’ y automáticamente nos marcará los productos para ser impresos, en el caso que sean unos productos determinados los marcaremos manualmente en la primera columna de la izquierda, a continuación pulsaremos en icono ‘Imprimir’ y se comenzará la impresión.
Para crear e imprimir un informe autoconfigurable pulsaremos el icono ‘impresora’, nos aparecerá una segunda pantalla denominada parámetros de impresión, en ella podremos determinar hasta 3 criterios de ordenación si bien no es obligatorio definir los tres, una vez determinados los criterios de ordenación, tendremos que determinar los campos que queremos que aparezcan en el informe, para ello les iremos marcando con el ratón y pulsaremos ‘agregar’ ; en el caso de que queremos que aparezcan todos los campos pulsaremos ‘agregar todos’, si por error agregamos algún campo que no queremos pulsaremos ‘quitar’, si quisiésemos quitar todos los campos pulsaríamos ‘quitar todos’, a medida que agregamos campos estos nos irán apareciendo hacia la mitad de la pantalla en lo que podríamos denominar una presentación del informe, en esta presentación podremos modificar en ancho de las columnas colocándonos en la arista derecha nos aparecerá una barra negra con dos flechas (una indicando a la izquierda y otra hacia la derecha) manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado nos desplazaremos hacia la izquierda o hacia la derecha dependiendo de la anchura que queramos darle a la columna, cuando tenga la anchura adecuada soltaremos el botón izquierdo del ratón y la columna quedara con la anchura que hayamos elegido.
Al informe también se le podrá cambiar el tamaño de letra, así como se le podrá dar un titulo.
A la hora de realizar un informe hay que tener en cuenta que esta ocupará el ancho de una hoja DIN-A4, tanto en vertical como en horizontal, según la configuración definida en impresoras.
Tras realizar los cambios que creamos oportunos y teniendo en cuenta las observaciones detalladas con anterioridad, pulsaremos el icono ‘aceptar’, entonces en pantalla nos parecerá una presentación preliminar el informe, en el caso de estar conforme pulsaremos el icono ‘impresora’ e imprimiremos el informe.
NOTA: Desde la pantalla de clientes, productos, proveedores, direcciones de envío, clasificación de clientes, documentos de I.V.A. repercutido/ soportado, tabla de tipos de I.VA., documento de cobro, bancos, cuentas bancarias para remesa, Formas de pago, documentos de pago, familias.
¿Se pueden guardar los informes autoconfigurables?
Si, el programa te permite realizar informes personalizados y permite guardarlos para poder ser utilizados en otras ocasiones.
La forma de que estos informes queden guardardos será la siguiente: Una vez diseñado el informe según hemos indicado en la F.A.Q anterior, pulsaremos el icono guardar, nos pedirá el nombre con el que queremos guardar este informe, una vez dado es mismo este quedará guardado.
Los informes guardados podran ser modificados y/o borrados, en el caso de modificarlos se podrán guardar con el mismo nombre, y nos avisaria de que el informe ya existe y si le queremos guardar con el mismo nombre, o con otro distinto.
Esta opción se utilizará en aquellos casos en los que la remesa de cobro no haya sido dada como cobrada, es decir los recibos están en situación de cobro pendiente.
Para actualizar los cobros debemos introducir los datos del documento a actualizar, en cuanto se introduzca un dato de ese documento los demás aparecerán automáticamente, en el caso de existir, es obligatorio introducir, la Fecha de Cobro y el banco.
De esta forma introduciremos los datos de todos aquellos cobros que queramos actualizar, después pulsaremos el icono ‘Actualización’ y automáticamente los recibos que teníamos con situación pendientes e incluidos y que hemos seleccionado, nos cambiaría su situación por la de cobrados y emitidos y nos generará el asiento contable si así se lo ordenamos.
¿Se pueden poner números negativos en presupuestos, albaranes , facturas? ¿Cómo se hace?
Si se pueden poner negativos, la forma de hacerlo es la siguiente:
Debemos borrar el nº que aparezca en las unidades, introducir el signo negativo (-) y seguidamente las unidades de esta forma nos dejará introducir números en negativo.
Cuando voy a realizar una remesa de cobro no se activan los iconos para generar la misma
Cuando al intentar realizar una remesa no se activan los iconos para generar la misma será bien porque no se ha introducido la fecha de Remesa o bien porque no se ha introducido el Banco de la Remesa. Estos dos datos deben estar siempre descritos puesto que son campos requeridos por el programa.
Tienen que tener el mismo número/letra de serie el albarán y la factura correspondiente a este.
No necesariamente, el albarán puede tener un número/letra de serie y la factura otro.
Ej: La empresa "X" que se dedica a la distribución de Software cuando genera albaranes dependiendo de los articulos descritos en los mismos les asigna una serie, asi: para albaranes de mantenimientos utiliza la serie M, mientras que para los albaranes de software utiliza la serie S, a la hora de facturar utilizará la serie 0 para ambas series de albaranes.
Tengo albaranes con una serie diferente a la serie 0 y cuando voy a facturar no me aparecen en pantalla.
Por defecto en pantalla siempre nos saldrán los albaranes pendientes de facturar con la serie 0, cuando tengamos albaranes con otra serie y queramos verlos en pantalla deberemos introducir en el limite desde albarán hasta albarán en el recuadro reservado para la serie el número/letra de la serie de los albaranes que queremos que aparezcan, si en el limite desde albarán hasta albarán no introducimos ninguna serie, nos aparecerán todos los albaranes de todas las series que tengamos creadas que estén pendientes de facturar.
Tengo albaranes con una serie diferente a 0, y cuando facturo quiero que las facturas me aparezcan con el mismo nº de serie que el albarán, pero el nº de serie que me aparece es el 0
Cuando tenemos albaranes con una serie diferente a 0 y queremos que al facturar el nº de serie de la factura sea igual al del albarán lo que debemos hacer es: En Generación de facturas el nº de serie que aparece por defecto es el 0 pues este lo modificaremos por el numero/letra de serie con el que queremos que aparezca la factura.
¿Se pueden modificar el ancho de las columnas desde la pantalla?
Si, para ello debemos colocarnos en la margen de la columna que queremos modificar, nos aparecerá una barra negra con dos flechas (una indicando a la izquierda y otra hacia la derecha) manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado nos desplazaremos hacia la izquierda o hacia la derecha dependiendo de la anchura que queramos darle a la columna, cuando tenga la anchura adecuada soltaremos el botón izquierdo del ratón y la columna quedara con la anchura que hayamos elegido.
Para ocultar una columna nos debemos posicionar encima de ella y pulsar el botón izquierdo del ratón para seleccionarla, una vez seleccionada pulsaremos el botón derecho y nos aparecerá una lista desplegable donde elegiremos la opción de ocultar, en esta lista también nos aparecerá la opción Restaurar, si utilizamos esta opción la pantalla nos volverá a la estructura que por defecto tenga de programa.
Cuando tenga un albarán bloqueado ¿Este me aparecerá en la generación de factura?
Cuando un albarán este bloqueado no aparecerá en generación de facturas puesto que por defecto solo visualizaremos los albaranes cuya situación sea pendiente, para ver estos albaranes se lo deberíamos indicar nosotros marcando en el cuadro ‘Situación de línea’ que aparece en Generación de facturas, la opción ‘bloqueado’
Cuando en la opción UTILIDADES/ANULACION DE FACTURAS no nos deja anular la factura puede ser porque se haya anulado antes que la factura el albarán, si es este el caso se debe volver a realizar el albarán completamente igual que el que se elimino, y luego eliminar la factura.
NOTA: NUNCA SE DEBE ANULAR ANTES UN ALBARAN QUE UNA FACTURA.